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Rueda de prensa, ¿cómo se organiza? Pautas para principiantes
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Sabela Permuy, Comunicación, Marketing, Redes Sociales, Social Media, Redacción, Corrección
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rueda de prensa, ¿cómo se organiza?

Rueda de prensa, ¿cómo se organiza?

Dentro de tus acciones de comunicación es problable que alguna vez te toque organizar una rueda de prensa, es decir, un encuentro entre tu entidad, que es la que lo organiza, y los medios de comunicación a los que convocas para difundir una noticia relevante. Y subrayo relevante porque es importante que así lo sea.

Cuando a un periodista le llega una convocatoria para cubrir una determinada noticia, lo primero que hará será valorar su relevancia, es decir, el impacto y el interés público que suscita y lo comparará con el resto de actividades que tiene programadas. En función de todo eso decidirá si acudir a la cita o no.

Una rueda de prensa supone invertir tiempo, dinero y recursos, por lo que es importante que te asegures el impacto de tu mensaje antes de arriesgarte a organizar algo y que no vaya nadie.

Pero tranquilo, porque eso no te va a pasar, con estos consejos que te doy seguro que vas a pensar dos veces si tu mensaje es tan importante como para organizar un acto o solo basta con enviar una nota de prensa.

 

Pautas para organizar una rueda de prensa

 

Piensa en el mensaje

 

Me repito, pero de verdad, es muy importante que lo recuerdes. Convoca a los medios a una rueda de prensa solo cuando consideres que tu mensaje es relevante.

Por ejemplo: cuando invitas a alguien famoso, cuando presentas una primicia o algo que genere mucha expectativa o cuando haces alguna actividad relevante (un festival de música, una exposición, una inauguración).

Escoge bien la fecha y la hora

 

No solo pienses en la fecha que te viene bien a ti. Si conoces un poco a los medios de comunicación que convocas,  piensa también cuál es la mejor fecha para ellos y no hagas que tu acto coincida con alguna festividad popular o con algún evento ya que sabes que eso va a acaparar toda su atención.

Además, ten en cuenta que si en tu acto participa otra organización (un patrocinador o colaborador), deberás comprobar su disponibilidad y coordinar las agendas.

La hora de celebración también es muy importante. Todas las ruedas de prensa a las que he ido como periodista y las que he organizado como responsable de comunicación han sido por la mañana. Convocar entre las 10 o las 11 horas suele ser lo más habitual. Así te aseguras de que los medios impresos tengan tiempo de escribir algo para que salga publicado al día siguiente, y que las radios o teles puedan transmitir en directo.

Prepara la logística

 

Con logística me refiero a que tienes que pensar si en tu organización hay espacio suficiente como para hacer una rueda de prensa o bien tienes que contratar un lugar o buscar que te lo cedan.

Suele ser habitual que los hoteles cedan salas para celebrar ruedas de prensa. En cualquier caso, ten en cuenta el aforo y que el acceso al lugar sea céntrico. Sería ideal que además tuviera aparcamiento. También es importante que sea luminoso para que los medios gráficos puedan sacar fotos de calidad y que tenga espacio suficiente para que se coloquen los cámaras de televisión.

No te olvides de preguntar por la sonorización de la sala, ya que antes tendrás que controlar que los micros y el equipo de sonido funciona correctamente.

Unas horas antes del acto, o la tarde anterior, dependerá de la disponibilidad de la sala, deberás colocar los roll-up, banderolas o cualquier otro material corporativo en el que se vea el logo de tu compañía.

Dependerá de tu presupuesto, pero en algunos casos se ofrece un servicio de catering a medios, lo que propicia que se creen corrillos y se hagan entrevistas o se profundice más en la información que se ha dado.

Envía la convocatoria

 

Una vez que tenemos definido qué queremos transmitir, que hemos decidido dónde lo vamos a celebrar y cuándo, es hora de convocar a los medios.

Con bastante antelación (un mes o 15 días aproximadamente) envía a los medios tu convocatoria de prensa en donde digas brevemente dónde y cuándo va a tener lugar el encuentro y de qué se va a hablar. Coge tu base de datos de medios y señala los medios sobre los que debes reforzar el envío, ya sea con llamadas personalizadas o adelantando el anuncio de la rueda de prensa antes que a otros medios. Ten en cuenta que te interesa que esos periodistas lo cubran por lo que tienes que estar seguro de que reciben la información y de que muestran interés por darle cobertura.

Cuando se aproxime la fecha deberás enviar recordatorios de tu convocatoria y llamar a los medios para asegurarte de su asistencia. Ojo, algunos medios confirman, pero otros no. Aunque si insistes un poco y tienes relación con ellos, te pueden dar pistas de si lo cubrirán si les pasas la nota de prensa. En cualquier caso, a ti lo que te interesa es que vayan a la rueda de prensa, por lo que esa debe ser tu prioridad. Intenta pedir confirmaciones para tener una estimación de cuántos periodistas acudirán ya que les tendrás que dar un dossier de prensa completo a los que vayan.

En la rueda de prensa

 

Sitúate en la puerta de entrada para recibir a los periodistas, pregúntales de qué medio vienen y anótalo en una hoja (luego te cuento para qué). Entrégales el dossier de prensa completo. Esto es una nota de prensa más elaborada en la que recopiles toda la información para que el periodista tenga todo lo que necesita a la hora de escribir la noticia (fotos, documentos anexos, folleto, etc.). Se lo puedes entregar en papel (en una carpeta) o digital (en un pendrive).

Cuando lleguen los medios audiovisuales (radio, cámaras, fotógrafos) controla su ubicación y que no tengan problemas técnicos.

Si algún medio te ha hecho una petición de entrevista porque el conferenciante de la rueda de prensa es alguien famoso, intenta que la entrevista se haga antes de la rueda de prensa, si no puede ser y es al final del acto, al menos ten apalabrada la entrevista con algún medio importante y avisa con antelación al entrevistado.

Después de la rueda de prensa

 

Una vez finalice el acto, tendrás que enviar la nota de prensa completa, la misma que has entregado a los que han asistido, por correo electrónico a los medios que no han podido venir. Si tu organización tiene un fotógrafo y puedes adjuntar algunas fotos de la rueda de prensa, mejor.

¿Te acuerdas que en el punto anterior te dije que apuntaras en una hoja los medios que habían asistido a tu acto? Pues era por varias razones:

  • Porque así tienes una idea de los medios a los que les interesan tus actos, que sabes que acuden a tus convocatorias y que puede que vayan a otras que organices.
  • Ya les has pasado el dossier por lo que sabes que van a cubrir el acto y no tienes que volver a enviarles la nota de prensa.
  • Te sirve para elaborar el clipping de prensa y ver los impactos que has tenido. Esto quiere decir, que recopilas todas las publicaciones en la que ha salido la noticia de tu nota de prensa y elaboras un pdf que puedes distribuir de manera interna y que también te servirá para dar los datos de impactos de tus encuentros con medios.

 

Llegados a este punto es probable que te preguntes, ¿por qué un periodista va a ir a una rueda de prensa si luego le pueden pasar la información por correo electrónico? Bien, porque muchas veces son más interesantes las declaraciones y las impresiones que pueda tomar de su propia mano el periodista que lo que le pase la organización, por muy bien documentado que esté. Además, es posible que al ir puedas conseguir declaraciones que de otro modo no serías capaz de tener. Y no te voy a engañar, que haya servicio de catering también es un punto positivo para ir, sobre todo a la hora del desayuno o a media mañana…

En cualquier caso, conseguir éxito en una convocatoria a una rueda de prensa no es fácil. Como ya te he dicho antes requiere una fuerte inversión y no todas las organizaciones tienen capacidad para ello, sin embargo, existen otras alternativas que pueden llamar la atención de los medios y con las que puedes hacerte un hueco en las noticias. Siempre plantéate antes la relevancia pública que puede tener aquello que quieras transmitir.

 

¿Has organizado alguna vez una rueda de prensa? ¿Cómo te ha ido? Me encantará que me cuentes tu experiencia. Y si el artículo te ha resultado útil, ¡compártelo en tus redes sociales!

 

 

 

Sabela Permuy
hola@sabelapermuy.com

Periodista digital. Especializada en comunicación corporativa y desde hace unos años, interesada en el marketing y la comunicación digital. He cursado el Máster en Digital Bussines y Social Media Manager por la MSMK de Madrid y sigo aprendiendo y formándome de manera autodidacta.

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