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Twitter para eventos. La guía definitiva para promocionar tu evento
¿Cómo puedo usar Twitter para eventos? En este post te hablo de las estrategias que tienes que llevar a cabo para promocionar tu evento antes, durante y después de su realización. Además, si te suscribes, te enviaré un pdf con toda la información para que la tengas siempre en cuenta.
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Twitter para eventos

¿Cómo puedo usar Twitter para promocionar mi evento? La guía definitiva

Incluir Twitter como herramienta para darle más visibilidad a un evento es una buena estrategia si lo que quieres es llegar más allá de tu auditorio.

Hay ocasiones en los que participar de manera física a un determinado acto resulta imposible, bien por incompatibilidad de horarios o bien porque la distancia no lo permite.

Twitter rompe esta barrera y permite resolver estos problemas.

 

¿Por qué usar Twitter?

 

Por varias razones, pero entre ellas está la promoción. Tienes a tu disposición una potente herramienta gratuita en donde difundir la celebración de tu acto, el horario, el lugar, los patrocinadores y el precio (si lo tiene).

También incrementa el tráfico hacia tu sitio web o la landing page en donde tengas alojada información del evento y el formulario de inscripción.

Puedes conocer la expectativa y la conversación que se genera a través del evento. Gracias a los tuits, los comentarios, los retuits y los me gusta serás capaz de medir el sentiment que tiene el acto que quieres desarrollar.

Estrategia para usar Twitter en eventos

 

A la hora de darle difusión a un evento en Twitter, tendrás que crear una estrategia de actuación para promocionarlo (antes del evento), otra para difundirlo (durante el evento) y una última para recordarlo (después del evento).

Antes del evento

 

Recuerda que lo que te interesa conseguir es el mayor número de inscripciones y expectativa. Organizar un evento requiere mucha planificación, organización y recursos humanos, por lo que tener un auditorio lleno es sinónimo de éxito.

Como tu evento está muy bien planeado, tienes que hacer una buena difusión para que tu trabajo se vea compensado. Para ello, tienes que tener en cuenta dos cosas:

Si el evento es ocasional (por ejemplo, una conferencia, una mesa redonda o un simposio), te recomiendo que uses la cuenta de Twitter corporativa, la que usas normalmente para dar información de tu empresa. Incluye en un apartado de tu página web toda la información del evento y envía ahí a tus usuarios.

Si el evento es anual (por ejemplo, un congreso) seguramente necesitarás crear una cuenta independiente en Twitter y una página web propias.

En la página web en donde tengas la información del evento, no te olvides de poner toda la información necesaria del acto y con esto me refiero a:

  • Lugar de celebración, fecha y horarios.
  • Programa actualizado y agenda.
  • Información sobre los participantes (pequeña biografía y enlaces a sus redes sociales).
  • Dirección y facilidades sobre cómo llegar (incluye enlaces con metro y autobús desde las estaciones de tren, metro, aeropuerto más cercanas).
  • Formulario de inscripción visible.
  • Precio de las entradas, en caso de que haya que pagar.
  • Feed de Twitter y otras redes sociales.
  • Noticias acerca del evento o apariciones de medios.
  • Etc.

 

La importancia del hashtag

Es muy importante que dediques buena parte de tu tiempo en pensar en un hashtag corto y efectivo para tu evento ya que será la etiqueta que identifique a tu acto en la red.

Por lo que intentar crear un hashtag, simple, único y memorable. Por ejemplo #PremiosSocialMedia o  #PremiosSocialMedia18.

Comprueba que el hashtag no existe, para eso ve a Twitter, introduce el hashtag en el buscador y comprueba si ya se ha usado.

Cuando un evento es anual, la forma más popular de crearlo es con las iniciales del evento, como ocurre con el Mobile World Congress (#MWC18) o el Digital Marketing Day (#DMD17). Como puedes ver en los ejemplos anteriores, al ser un congreso que se repite cada año, resulta fundamental colocar el año de celebración al final.

Una vez decidido el hashtag del evento, tienes que promocionarlo y hacerlo visible en todos los soportes que uses:

  • Cada vez que publiques un tuit.
  • En tus notas de prensa a medios incluye un apartado con información 2.0 y haz mención expresa al hashtag.
  • En toda la cartelería y otros lugares como la newsletter, la firma del email, la página web, la biografía de Twitter.

 

Además, antes de que tenga lugar el acto, organiza con un calendario de contenidos en redes sociales, cuándo compartirás información sobre el evento y qué información. Es importante que anuncies con antelación suficiente para que los interesados puedan inscribirse. Ten en cuenta que tu objetivo es que se agoten las plazas por lo que tienes que ser previsor.

Dentro de tu promoción de contenidos, publica tuits relevantes con información de tus ponentes, el programa de tu acto, la imagen corporativa del evento, etc.

Promociona, promociona y promociona

Recuerda que es muy importante la difusión y cobertura que le puedas dar al evento. Por eso, también puede ser una buena medida que tanto los ponentes como aquellos que estén involucrados en la celebración del evento le den cobertura.

Los ponentes son influencers, también tienen su grupo de seguidores, por lo que son una buena forma de promocionar tu evento, al tiempo que se dan promoción a sí mismos.

Si tu evento es anual, puedes hacer listas con las cuentas de los ponentes, los patrocinadores, los proveedores, etc.

Durante el evento

 

Asegúrate de que haya buena conexión wifi en el lugar en donde vas a celebrar el evento. Resulta muy poco profesional asistir a un acto en el que se espera que la gente esté activa en redes y que haya problemas de conexión.

Además, tendrás que entregar a los asistentes, cuando verifiques que aparecen en la lista de suscritos, una tarjeta con las claves del wifi (red a la que conectarse y contraseña) y las instrucciones de uso.

Procura que tu hashtag esté bien visible y que los asistentes no tengan que preguntar por él. Que esté presente en el folleto que les entregues, en el roll-up si lo has colocado en el hall de entrada, o en cualquier obsequio que les quieras dar (por ejemplo: una pulsera de tela, un bolígrafo, una libreta, etc.).

Colocación de las pantallas o ‘tweet walls’

Una vez dentro del auditorio es recomendable colocar pantallas que recuerden el hashtag y en donde se muestre la imagen corporativa del evento.

En estas pantallas se proyectarán los tuits del momento, por eso es importante tener en cuenta cómo colocarlas para no despistar al asistente.

Se recomienda, siempre que el sitio lo permita, colocar las pantallas en los laterales y no detrás de los ponentes.  Si no se puede, al menos que la proyección de los tuits tenga un tamaño menor para que no ocupe toda nuestra atención.

Las pantallas hacen que aumente la interacción y haya más tuits. Por eso es importante incentivar la participación.

Para aumentar la participación del público, algunos organizadores sortean algo entre los asistentes más activos que publiquen mayor número de tuits. Aunque tendrás que estar atento a la calidad de los tuits publicados.

En las pantallas, además de proyectar los tuits del momento, también puedes mostrar los perfiles de los tuiteros más activos y el número de tuits publicados que llevan.

Todo esto servirá para que, además de los tuits que se emitan desde la organización, los asistentes le den mayor cobertura a un evento. Así fomentamos que quien no haya podido asistir pueda seguir un acto por Twitter y, en el mejor de los casos, si tenemos una alta participación, podremos ser tendencia trending topic.

Técnicas más utilizadas

  • Destacar las frases más importantes de los ponentes.
  • Incluir imágenes de los conferenciantes en el backstage o durante las intervenciones.
  • Contar lo que está pasando y quién interviene.
  • Grabar vídeos y subirlos a la plataforma.
  • Retuitear, dar a me gusta e interaccionar con los participantes.
  • Pedir al principio del evento que a través de Twitter usen el hashtag para hacer preguntas a los entrevistados.
  • Corregir fallos del momento. Por ejemplo, si se está retransmitiendo en vivo y hay fallos de conexión, fallos del audio o de la conexión wifi.

 

Después del evento

 

Una vez que ya ha pasado todo, te toca hacer una valoración para ver qué ha salido bien, mal y corregir posibles fallos. Pero en Twitter puedes seguir enviando contenidos sobre el acto.

Siempre puedes hacer un pequeño resumen y usar “Momentos” de Twitter para incluir una selección de los mejores tuits (aquellos que han tenido mayor interacción), tus tuits corporativos con frases señaladas de los ponentes e imágenes de los asistentes, del auditorio, etc.

También puedes compartir un vídeo-resumen del evento, siempre y cuando tengas recursos para hacerlo.

Además, podrás publicar tuits con la publicación del evento en medios online, artículos publicados en blogs o elaborar infografías con las frases más destacadas.

Otras tácticas empleadas

Para no perder todos los contactos que has conseguido con la realización del acto, crea una lista y guárdala en una base de datos con los datos de las personas que se han inscrito al evento.

También te puede resultar útil crear una lista en Twitter con las personas que han interactuado porque pueden ser posibles clientes o participantes de tu próximo evento.

En cualquier caso, es recomendable que tengas en cuenta a esas personas, que ya han mostrado interés en lo que tu marca organiza.

Mide

Crea un documento con la interacción total que ha tenido el evento. Esto te servirá después para medir su repercusión (impresiones generadas, número de participantes, tuits publicados, retuits, me gusta, preguntas y respuestas, clics en los enlaces, visitas hacia la página web o landing page, contenido y sentimiento de los mensajes, así como qué otros hashtags han surgido en torno al evento).

 

Herramientas para proyectar Twitter en eventos

 

Para proyectar los tuits durante el evento existen varias herramientas:

Twitter Fontana: tiene varias opciones que te permiten customizar cómo quieres que aparezcan los tuits en pantalla, es decir, con qué efecto de transición, con qué colores, etc.

VisibleTweets.com: es más sencillo de usar y con menos opciones que el anterior, pero también permite mostrar los tuits con animaciones.

TweetBeam.com: muestra un tablero con todos los participantes del momento. De forma paulatina aparecen los perfiles destacados sobre el resto y puedes ver la foto de perfil del usuario y su tuit. Existe una versión gratuita para fines no comerciales y otra de pago.

TwitterFall.com: proyecta los tuits en forma de cascada.

Tint: es de pago, pero es una herramienta de muy buena calidad. Si tenemos presupuesto, puede ser una opción. Además, está sincronizada con otros canales de redes sociales.

Si quieres medir las estadísticas que ha generado el evento:

TweetArchivist.com: te permite ver un listado de tuits publicados, los usuarios más activos, qué palabras usan, que otros hashtags emplean, en qué idioma escriben, qué imágenes se comparten y el nivel de influencia de los participantes, entre otros aspectos. Es una herramienta muy completa que ofrece una versión de pago y otra gratuita.

Tweet-Tag.com: ofrece información de los tuits y retuits, de los participantes, de las palabras más usadas, de las horas en las que ha habido más tráfico de publicación, de la influencia y del número de publicaciones. Tiene dos opciones la gratuita y la de pago.

HashTracking.com: herramienta de calidad y muy completa. Es de pago.

Keyhole.co: muestra estadísticas de Twitter con el número de publicaciones, de participantes, el total de las impresiones y el alcance, el sentiment (comentarios positivos, negativos o neutros), los hashtags o palabras clave más usadas, etc.

 

¿Has usado Twitter para dar cobertura a un evento? ¿Conocías estas herramientas, añadirías alguna más?

Si te ha gustado el artículo y te ha parecido útil, ¡compártelo en tus redes!

 

 

 

 

 

 

 

 

Sabela Permuy
hola@sabelapermuy.com

Periodista digital. Especializada en comunicación corporativa y desde hace unos años, interesada en el marketing y la comunicación digital. He cursado el Máster en Digital Bussines y Social Media Manager por la MSMK de Madrid y sigo aprendiendo y formándome de manera autodidacta.

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